Senin, 23 Januari 2017

Menyeimbangkan waktu dalam bekerja dengan Get Rid off Email, Meeting, and Bosses

(Catatan Regus_3)


Bersyukur bisa menjadi salah satu klien dari Regus, sebuah perusahaan international yang bergerak dalam bidang penyewaan kantor dan coworking.  Kehadirannya di kota Makassar yang baru sekitar 2 tahun ini, mulai banyak diminati oleh para pegiat bisnis di wilayah Kota Makassar dan sekitarnya.  Bagaimana tidak, kantor yang ditawarkan telah dilengkapi dengan  semua fasilitas kebutuhan kantor. Selain bangunan fisik, regus juga telah menyediakan office boy, resepsionis, AC, keamanan, kebersihan, pengaturan kantor, listrik, air, hingga internet.

Selain yang saya paparkan di atas, banyak manfaat lain yang saya dapatkan selama menjalin kerjasama dengan pihak regus, berinteraksi dengan beberapa perusahaan yang terlibat kerjasama dengan regus, juga bisa mendapat tambahan ilmu dari sharing info pengalaman tentang banyak hal khususnya dalam dunia kerja dan bisnis dari para klien regus yang lain. 

Selama terlibat dalam kerjasama dengan regus, saya sudah beberapa kali mengikuti event community, dan kali ini adalah yang ketiga kalinya. Setiap bulan, perusahaan international ini mengadakan event community dengan mengangkat tema yang berbeda. Untuk bulan November 2016 kemarin, regus mengangkat tema”Get Rid off Email, Meeting, and Bosses”. Event ini membahas tentang bagaimana menyeimbangkan kerja tim dengan memanfaatkan waktu lebih sedikit untuk bekerja.  Jika ada cara yang bisa ditempuh untuk menyelesaikan kerja hanya dalam waktu beberapa jam dalam artian bahwa bisa memangkas jam kerja menjadi lebih sedikit dengan hasil yang maksimal. Caranya adalah dengan menghindari beberapa gangguan pekerjaan sehari-hari seperti gangguan pertemuan/meeting, gangguan email dan gangguan bos.


Ada yang menarik perhatian saya dalam event ini yaitu hasil penelitian regus yang menunjukkan bahwa  rata-rata 23% perusahaan di seluruh dunia membuang waktu bepergian untuk pertemuan/meeting, karena tidak tersedianya ruangan.  Sebuah angka yang naik ke hampir 1/3 di Brazil dan India.  Ini berarti bahwa untuk sebuah kantor yang tidak menyediakan ruangan meeting maka akan membuang waktu jam bekerja.   Bisa dibayangkan berapa banyak waktu yang akan terbuang percuma saat melakukan perjalanan untuk berangkat meeting ke suatu tempat. 

Video comperence dan ruang rapat  adalah sebuah langka solusif untuk menyiasati terjadinya masalah ini,  dan ini saya temukan di regus.  Teman yang berkantor di regus, tidak perlu repot dengan ruang meeting maupun untuk meeting jarak jauh karena bisa menggunakan fasilitas video telecomperence. (mudah bukan?).

Keseimbangan kehidupan kerja:  Holy Grail. Dalam sebuah perusahaan terdapat budaya bekerja berjam-jam untuk memenuhi permintaan.  Tapi bagaimana jika bisa menyelesaikan beban kerjasama dengan jam kerja lebih sedikit hanya dengan menghilangkan semua gangguan dalam pekerjaan harian. Mungkin tidak terlalu kelihatan kalau sudah menghemat waktu, tapi sebuah study oleh Basex menunjukkan bahwa pekerja dapat kehilangan sebanyak 3 sampai 5 jam sehari untuk gangguan. 

Melakukan meeting keluar dari kantor akan memakan banyak waktu.  Sekitar 31 jam sebulan bisa dihabiskan dalam pertemuan tidak penting.  Top Tips:  Menetapkan kebijakan untuk durasi pertemuan hanya 15 atau 20 menit dan memiliki jumlah peserta yang tetap secara dramatis dapat mengurangi waktu yang dihabiskan dalam pertemuan.  Ketika jumlah meeting bulanan berkurang, dapat menggantinya dengan laporan internal mingguan berupa laporan tingkat persentase kerja.

Orang yang bergelut di dunia bisnis rata-rata menerima email 122 email per hari.  Jika dalam  1 menit terbuang untuk membaca setiap email, ini berarti 2 Jam hilang.  Top Tips: Pindahkan komunikasi dirumah dengan flatform real-time agar dapat menghemat waktu dengan meneruskan rantai email ke seluruh kantor dan memungkinkan setiap orang untuk mencari informasi tanpa meminta rekan-rekan mereka.

Bosses: Terkait pendekatan ini jika anda dalam posisi majerial keputusan terakhir adalah anda.  Setelah anda menghilangkan pertemuan dan email internal, anda akan menyadari bagaimana anda terhubung secara real time sehingga dapat memudahkan singkronisasi pada tim anda.  Dengan kata lain, anda tidak perlu memiliki bos untuk memeriksa semua orang karena semua orang melakukannya sendiri.
Pada titik ini, anda akan memotong hingga 2 jam dari hari kerja anda.  Yang berarti anda menyenangkan karyawan anda dengan hari kerja yang lebih pendek.  Dan dengan karyawan yang senang membuat mereka 12%  lebih produktif, itu solusi saling menguntungkan untuk bisnis anda.


Nah, dengan menghindari beberapa gangguan dalam aktivitas sehari-hari, maka akan lebih memaksimalkan waktu dalam bekerja dalam mencapai hasil yang maksimal pula.

2 komentar: